Organizując konferencję lub szkolenie, zwykle zaczynamy od terminu, miejsca i budżetu. Ustawienie sali traktujemy jak techniczny szczegół, który „jakoś się ułoży” w dniu wydarzenia. Tymczasem to, jak stoją krzesła i stoły, wpływa na przebieg spotkania bardziej, niż się wydaje: na to, czy uczestnicy notują, rozmawiają ze sobą, widzą prelegenta i czują się częścią wydarzenia.
W tym poradniku omawiamy najpopularniejsze ustawienia sal konferencyjnych, ich mocne i słabe strony oraz to, jak dopasować je do formatu spotkania. Na końcu podpowiadamy, o co zapytać obiekt, zanim podpiszecie umowę.
Dlaczego ustawienie sali ma znaczenie
Ten sam pokój może pomieścić bardzo różną liczbę osób w zależności od tego, jak zostanie zaaranżowany. Rzędy samych krzeseł zajmują znacznie mniej miejsca niż stoły, przy których uczestnicy mogą pisać. Dlatego pojemność sali podawana przez obiekt zawsze odnosi się do konkretnego ustawienia, a nie do samej powierzchni.
Ustawienie decyduje też o charakterze spotkania. Układ, który świetnie sprawdza się podczas wykładu, może zabić dyskusję na warsztatach. Zanim więc wybierzecie salę, warto odpowiedzieć sobie na pytanie, co uczestnicy będą w niej przede wszystkim robić: słuchać, pracować, rozmawiać czy świętować.
Ustawienie teatralne: gdy liczy się scena
W ustawieniu teatralnym krzesła stoją w rzędach zwróconych w stronę sceny lub ekranu, bez stołów. To układ, który pozwala zmieścić w sali najwięcej osób, dlatego wybiera się go na konferencje z wieloma prelegentami, prezentacje wyników, ogłoszenia i spotkania z dużą liczbą uczestników.
Jego słabością jest brak miejsca do pisania i ograniczony kontakt między uczestnikami. Sprawdza się więc wtedy, gdy wydarzenie ma charakter jednokierunkowy, a pytania z sali są dodatkiem, a nie głównym elementem. Przy dłuższych sesjach warto zaplanować częstsze przerwy, bo siedzenie bez stołu przez wiele godzin jest męczące.
Ustawienie szkolne: gdy uczestnicy mają notować
Ustawienie szkolne to rzędy stołów z krzesłami po jednej stronie, zwrócone w stronę prowadzącego. Każdy uczestnik ma przed sobą blat, na którym może położyć laptop, materiały i notatki. To dobry wybór na szkolenia merytoryczne, kursy i prezentacje, podczas których uczestnicy aktywnie pracują z materiałem.
Za wygodę płaci się pojemnością: w tej samej sali w ustawieniu szkolnym zmieści się wyraźnie mniej osób niż w teatralnym. Układ ten nadal słabo wspiera rozmowę między uczestnikami, bo większość z nich widzi przed sobą plecy osób z wcześniejszego rzędu. Przy zadaniach w parach lub grupach trzeba więc przewidzieć czas na przestawienie się.
Podkowa: gdy ważna jest rozmowa
W ustawieniu w podkowę stoły tworzą literę U, a prowadzący stoi przy jej otwartym końcu. Wszyscy uczestnicy widzą się nawzajem i jednocześnie mają dobry kontakt z prowadzącym. To naturalny wybór na warsztaty, spotkania zarządu, szkolenia miękkie i sesje, podczas których dyskusja jest równie ważna jak prezentacja.
Podkowa sprawdza się jednak tylko przy mniejszych grupach. Przy zbyt dużej liczbie osób ramiona litery U robią się długie, a uczestnicy siedzący na końcach tracą kontakt z resztą. Jeśli grupa jest liczna, lepiej podzielić ją na kilka mniejszych zespołów w osobnych salach lub wybrać inne ustawienie.
Wspólne stoły i układ bankietowy: praca w grupach i wieczór firmowy
Ustawienie przy wspólnych stołach, często okrągłych lub złożonych z kilku prostokątnych, dzieli uczestników na grupy. Każda z nich pracuje przy swoim stole, a prowadzący może przechodzić między zespołami. To najlepszy wybór na warsztaty projektowe, gry szkoleniowe i sesje, w których po krótkim wprowadzeniu większość czasu przypada na pracę w grupach.
Podobny układ stosuje się podczas bankietów i kolacji firmowych. Tutaj stoły służą do posiłku i rozmowy, a sala zmienia charakter z roboczego na uroczysty. Jeśli program wydarzenia obejmuje zarówno część merytoryczną, jak i wieczorną, warto zapytać obiekt, czy aranżację można zmienić w ciągu dnia, czy lepiej zaplanować kolację w innej sali.
Jak dobrać salę do programu konferencji
Większość wydarzeń łączy kilka formatów: otwarcie dla wszystkich, sesje tematyczne, warsztaty i wieczorne spotkanie. Zamiast szukać jednej sali, która pomieści wszystko, lepiej zaplanować kilka przestrzeni. Duża sala w ustawieniu teatralnym na sesję plenarną, mniejsze w podkowę lub przy wspólnych stołach na warsztaty, a osobna przestrzeń na kolację.
W praktyce dobrze sprawdza się hotel konferencyjny w górach, w którym poza salami o różnej wielkości jest restauracja przygotowująca przerwy kawowe, lunche i uroczyste kolacje, a po części oficjalnej uczestnicy mogą skorzystać z basenu, saun i siłowni. Wtedy cały program dzieje się w jednym miejscu, bez przejazdów między salą, restauracją a miejscem odpoczynku.
O co zapytać obiekt przed rezerwacją
Przed podpisaniem umowy warto poprosić o pojemność każdej sali w konkretnych ustawieniach, a nie tylko o maksymalną liczbę osób. Dobrze jest też zapytać o wysokość sali, możliwość łączenia pomieszczeń, wyposażenie techniczne, takie jak ekran, rzutnik, nagłośnienie i sprzęt do wideokonferencji, oraz o klimatyzację. Te informacje pozwalają realnie ocenić, czy sala sprawdzi się w Waszym scenariuszu.
Warto również ustalić, ile czasu zajmuje zmiana aranżacji i kto się nią zajmuje. Jeśli w trakcie dnia sala ma przejść z ustawienia szkolnego w podkowę albo z konferencyjnego w bankietowe, trzeba przewidzieć na to przerwę w programie. Ostatnią kwestią jest możliwość posiłków na świeżym powietrzu, na przykład lunchu na tarasie, który jest miłą odmianą po kilku godzinach w sali.
Podsumowanie
Ustawienie sali to jedna z tych decyzji, które uczestnicy odczuwają przez cały dzień, nawet jeśli nie zwracają na nie uwagi. Teatralne sprawdzi się przy wystąpieniach dla dużej grupy, szkolne przy pracy z materiałem, podkowa przy dyskusji, a wspólne stoły przy warsztatach i kolacji. Najlepsze efekty daje połączenie kilku sal dopasowanych do kolejnych części programu, najlepiej w jednym obiekcie, w którym jest też miejsce na posiłki i odpoczynek po pracy.
