Kto płaci za L4 – wszystko, co musisz wiedzieć o wynagrodzeniu za zwolnienie lekarskie

Czym jest L4 i kto może je otrzymać

L4 – co to takiego i dlaczego jest ważne

L4, potocznie nazywane tak od dawnego formularza ZUS ZLA, to nic innego jak zwolnienie lekarskie, czyli dokument, który poświadcza czasową niezdolność do pracy z powodu choroby lub urazu. Obecnie funkcjonuje ono w formie elektronicznej, jako e-ZLA, i jest automatycznie przekazywane do ZUS oraz pracodawcy – bez potrzeby dostarczania papierowego druku.

Zwolnienie lekarskie jest jednym z kluczowych narzędzi ochrony zdrowia i praw pracownika – pozwala na legalną nieobecność w pracy w czasie rekonwalescencji, jednocześnie dając możliwość otrzymania świadczenia pieniężnego w miejsce regularnego wynagrodzenia. To oznacza, że osoba przebywająca na L4 nie traci całkowicie dochodu, ale – w zależności od sytuacji – otrzymuje 80% lub 100% podstawy wymiaru wynagrodzenia.

L4 wydawane jest na określony czas – może to być kilka dni, tygodni, a w niektórych przypadkach nawet kilka miesięcy, w zależności od stanu zdrowia i wskazań lekarskich. Wystawienie zwolnienia może również dotyczyć konieczności opieki nad chorym dzieckiem lub członkiem rodziny.

Kto może wystawić L4 i na jakich zasadach

Zwolnienie lekarskie może być wystawione wyłącznie przez lekarza posiadającego uprawnienia do wystawiania e-ZLA – dotyczy to zarówno lekarzy podstawowej opieki zdrowotnej (POZ), jak i specjalistów, którzy prowadzą pacjenta w ramach poradni lub leczenia szpitalnego. Lekarz, oceniając stan pacjenta, decyduje, czy jest on czasowo niezdolny do pracy, i określa długość zwolnienia.

Od 2018 roku zwolnienia wystawiane są tylko elektronicznie i są automatycznie przesyłane do ZUS oraz pracodawcy. Pracownik nie musi już drukować ani dostarczać L4 osobiście – proces jest uproszczony i odbywa się w systemie teleinformatycznym. Wgląd do e-ZLA ma sam pacjent (poprzez Platformę Usług Elektronicznych ZUS – PUE ZUS), pracodawca oraz ZUS.

Ważne: Zwolnienie lekarskie może być wydane z datą wsteczną maksymalnie do 3 dni, o ile lekarz ma ku temu podstawy. W wyjątkowych przypadkach, po hospitalizacji lub operacji, lekarz specjalista może wystawić L4 na dłuższy okres obejmujący czas już przebytej niezdolności do pracy.

Warunki uzyskania L4 – komu przysługuje płatne zwolnienie

Nie każdy, kto posiada L4, ma automatycznie prawo do wypłaty świadczenia. Kluczowym warunkiem jest podleganie ubezpieczeniu chorobowemu. Kto ma takie prawo?

• Pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę – objęci są ubezpieczeniem obowiązkowo, mają więc prawo do płatnego L4 od pierwszego dnia choroby (po 30 dniach nieprzerwanego ubezpieczenia).
• Zleceniobiorcy – tylko wtedy, gdy dobrowolnie zgłoszą się do ubezpieczenia chorobowego i opłacają składkę.
• Osoby prowadzące działalność gospodarczą – również tylko wtedy, gdy opłacają składkę chorobową (dobrowolną), i to przez minimum 90 dni.
• Rolnicy i domownicy – w ramach KRUS, podlegają innym zasadom i osobnemu systemowi świadczeń.
• Studenci i osoby bezrobotne – zazwyczaj nie są objęci ubezpieczeniem chorobowym, więc nie przysługuje im wypłata zasiłku z ZUS, choć lekarz nadal może wystawić L4.

Prawo do zasiłku nabywa się po tzw. okresie wyczekiwania – 30 dni (dla umowy o pracę) lub 90 dni (dla dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego). Oznacza to, że jeśli ktoś dopiero zaczął pracę lub dopiero się zgłosił do ZUS z działalności, to przez ten okres nie otrzyma świadczenia, nawet jeśli zachoruje.

Rodzaje umów a prawo do świadczenia

W praktyce kluczowe znaczenie ma forma zatrudnienia. Oto jak to wygląda w skrócie:

• Umowa o pracę – pełne prawo do wynagrodzenia chorobowego i zasiłku, bez potrzeby składania dodatkowych wniosków.
• Umowa zlecenie – prawo do zasiłku tylko przy opłacaniu dobrowolnej składki chorobowej.
• Umowa o dzieło – nie daje prawa do żadnego świadczenia ani ubezpieczenia chorobowego.
• Działalność gospodarcza – prawo do zasiłku tylko po 90 dniach opłacania składki chorobowej.

Dodatkowo, kobiety w ciąży, które prowadzą działalność gospodarczą i płacą składkę chorobową, mogą liczyć na wypłatę 100% zasiłku chorobowego przez cały okres zwolnienia – co jest częstym powodem zgłaszania się do ubezpieczenia tuż przed planowaną ciążą.

Jak wygląda proces wystawienia i przekazania e-ZLA

Cały proces zwolnienia lekarskiego przebiega dziś cyfrowo, dzięki systemowi e-ZLA (elektroniczne zwolnienie lekarskie). Lekarz wystawia L4 w systemie PUE ZUS, które natychmiast trafia do ZUS i do pracodawcy. Pracownik może również samodzielnie sprawdzić dane o zwolnieniu w swoim profilu na PUE.

Nie trzeba niczego drukować, podpisywać ani dostarczać – chyba że pracownik ma kilku pracodawców lub jest zatrudniony w oparciu o różne umowy, wtedy może być potrzebna informacja dla każdego płatnika składek.

Jeśli pracodawca nie korzysta z PUE ZUS, wtedy to pracownik musi poinformować go o nieobecności, choć samo L4 i tak jest dostępne dla niego po stronie ZUS. Ważne, by zrobić to niezwłocznie – najlepiej tego samego dnia, by uniknąć zarzutów nieusprawiedliwionej nieobecności.

e-ZLA ma też przypisany kod literowy, który nie zdradza diagnozy, ale informuje o rodzaju zwolnienia:

• A – choroba własna,
• B – ciąża,
• C – wypadek w pracy,
• D – choroba zakaźna,
• E – konieczność opieki nad chorym dzieckiem.

Kod jest widoczny dla pracodawcy i ZUS – ale bez dostępu do diagnozy medycznej. Dzięki temu zachowana jest tajemnica lekarska, a jednocześnie instytucje mogą zastosować odpowiednie przepisy (np. 100% zasiłku w ciąży).

W kolejnej części szczegółowo wyjaśnię, kto i kiedy wypłaca wynagrodzenie za L4 – pracodawca czy ZUS, ile dokładnie ono wynosi i jak wygląda różnica w zależności od długości zwolnienia oraz wieku pracownika.

Kto płaci za L4 – pracodawca czy ZUS?

Podział odpowiedzialności za wypłatę świadczeń chorobowych

Wielu pracowników zadaje sobie pytanie: kto faktycznie wypłaca pieniądze w czasie zwolnienia lekarskiego – pracodawca czy ZUS? Odpowiedź zależy głównie od długości zwolnienia oraz wieku pracownika. System został tak skonstruowany, że obowiązek wypłaty jest podzielony między pracodawcę a Zakład Ubezpieczeń Społecznych, co często bywa źródłem nieporozumień.

W przypadku osób zatrudnionych na umowę o pracę, wygląda to następująco:

• Pracodawca wypłaca wynagrodzenie chorobowe przez pierwsze:
  • 33 dni niezdolności do pracy w danym roku kalendarzowym,
  • 14 dni, jeśli pracownik ukończył 50. rok życia.
• Po przekroczeniu tego okresu, ZUS przejmuje wypłatę zasiłku chorobowego – przelewa świadczenie bezpośrednio na konto pracownika lub za pośrednictwem pracodawcy, jeśli ten prowadzi rozliczenia z ZUS-em.

To oznacza, że pierwsze tygodnie choroby pokrywa firma, a dłuższe zwolnienia – już państwowy ubezpieczyciel.

Wysokość świadczenia chorobowego – 80% czy 100%?

Kolejną ważną kwestią jest to, ile wynosi wynagrodzenie na L4. Wbrew obiegowej opinii nie zawsze jest to 100% – standardowo pracownik otrzymuje:

• 80% podstawy wymiaru wynagrodzenia – w przypadku zwykłego zwolnienia z powodu choroby,
• 100% podstawy – w szczególnych przypadkach:
  • w czasie ciąży,
  • w przypadku wypadku w drodze do pracy lub z pracy,
  • podczas pobytu w szpitalu w wyniku wypadku przy pracy lub choroby zawodowej,
  • w razie konieczności sprawowania opieki nad chorym dzieckiem do 14. roku życia (do określonego limitu dni).

Podstawa ta to średnie wynagrodzenie brutto z ostatnich 12 miesięcy poprzedzających zwolnienie, pomniejszone o obowiązkowe składki.

W przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą, sytuacja wygląda podobnie, ale wyliczenia bazują na zadeklarowanej podstawie składek chorobowych. Trzeba pamiętać, że wielu przedsiębiorców deklaruje minimalną podstawę, co później przekłada się na niewielkie świadczenia z ZUS.

Zleceniobiorcy, samozatrudnieni i inne formy zatrudnienia – kto ma prawo do wypłat?

Osoby pracujące na umowach zlecenie mogą otrzymać wynagrodzenie za czas choroby tylko wtedy, gdy opłacają dobrowolną składkę chorobową. Nie jest to obowiązkowe ubezpieczenie, dlatego wielu zleceniobiorców nie decyduje się na ten krok – co oznacza, że w razie choroby nie przysługuje im żadne świadczenie.

W przypadku przedsiębiorców (osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą), również obowiązuje zasada: jeśli nie zgłosiłeś się do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, nie dostaniesz zasiłku. A jeśli się zgłosiłeś – musisz odczekać 90 dni okresu wyczekiwania, zanim nabędziesz prawo do świadczeń.

Osoby zatrudnione na umowę o dzieło nie są objęte żadnym ubezpieczeniem społecznym – nie mają prawa ani do wynagrodzenia za czas choroby, ani do zasiłku z ZUS.

Rolnicy objęci KRUS podlegają osobnym przepisom – mogą otrzymać zasiłek chorobowy, ale tylko jeśli są objęci ubezpieczeniem chorobowym KRUS i złożą odpowiedni wniosek wraz z zaświadczeniem od lekarza.

Czy L4 w ciąży jest zawsze płatne w 100%?

Tak, zgodnie z obowiązującym prawem, kobieta w ciąży, przebywająca na zwolnieniu lekarskim, ma prawo do 100% wynagrodzenia. Niezależnie od długości zwolnienia i tego, czy świadczenie wypłaca pracodawca czy ZUS – przysługuje pełna kwota podstawy wynagrodzenia. Taka zasada ma chronić przyszłe matki przed utratą dochodów w przypadku pogorszenia się stanu zdrowia i konieczności rezygnacji z pracy.

Trzeba jednak pamiętać, że pracownice na umowie zlecenie lub prowadzące działalność gospodarczą muszą również spełnić warunek opłacania składki chorobowej, by uzyskać świadczenie. Sama ciąża nie daje prawa do 100% zasiłku, jeśli nie ma opłaconych składek.

Kiedy ZUS może odmówić wypłaty – kontrole i błędy formalne

Nie każdy, kto otrzyma L4, może mieć pewność, że dostanie pieniądze. ZUS ma prawo do przeprowadzenia kontroli zasadności zwolnienia lekarskiego – zarówno pod kątem przestrzegania zaleceń lekarskich, jak i faktycznego stanu zdrowia.

Najczęstsze powody odmowy wypłaty to:

• naruszenie warunków zwolnienia – np. wykonywanie pracy zarobkowej, remontowanie mieszkania, wyjazd na wakacje,
• błędy formalne – np. brak opłaconej składki chorobowej, brak uprawnień do świadczenia,
• nieprawidłowe wystawienie zwolnienia – np. przez lekarza nieuprawnionego lub z błędną datą.

Jeśli ZUS stwierdzi nieprawidłowości, może nie tylko odmówić wypłaty świadczenia, ale również żądać zwrotu już wypłaconych pieniędzy.

W przypadku uzasadnionych wątpliwości ZUS może skierować osobę ubezpieczoną na badanie do lekarza orzecznika – odmowa stawienia się na takie badanie może skutkować utratą prawa do zasiłku.

W kolejnej części artykułu przyjrzymy się praktycznym sytuacjom i najczęstszym problemom, z jakimi spotykają się osoby przebywające na L4 – m.in. co robić, gdy pracodawca nie wypłaci wynagrodzenia, jak sprawdzić, kto odpowiada za przelew oraz jakie obowiązki i ograniczenia ma pracownik przebywający na zwolnieniu.

Praktyczne wskazówki i najczęstsze problemy związane z L4

Co zrobić, gdy pracodawca nie wypłaci wynagrodzenia za L4

Jednym z najczęstszych problemów zgłaszanych przez pracowników jest sytuacja, gdy po zakończeniu zwolnienia lekarskiego nie otrzymują wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku z ZUS. Przyczyn może być kilka – od opóźnień formalnych, przez błędy kadrowe, aż po celowe działanie ze strony pracodawcy.

Oto, co należy zrobić krok po kroku:

1. Sprawdź, kto powinien wypłacić świadczenie – czy jeszcze pracodawca (pierwsze 33 lub 14 dni), czy już ZUS (od 34. dnia lub 15. po 50. roku życia).
2. Zaloguj się do PUE ZUS i upewnij się, że Twoje L4 jest widoczne, poprawnie wystawione i zawiera prawidłowy kod oraz okres.
3. Skontaktuj się z działem kadr lub księgowości w swojej firmie – możliwe, że wystąpiło opóźnienie lub pomyłka w zgłoszeniu danych do ZUS.
4. Jeśli problem leży po stronie ZUS, złóż oficjalne zapytanie przez PUE lub telefonicznie – możesz również udać się osobiście do placówki ZUS.
5. W przypadku rażącego zaniedbania lub celowego wstrzymania wypłaty przez pracodawcę, możesz złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) lub skierować sprawę do sądu pracy.

Warto pamiętać, że ZUS wypłaca zasiłek chorobowy do 30 dni od złożenia kompletu dokumentów, więc czas oczekiwania może się wydłużyć, jeśli pracodawca opóźni przekazanie danych lub wystąpią braki formalne.

Jak sprawdzić, kto wypłaca świadczenie i kiedy można się go spodziewać

Dzięki elektronicznemu systemowi PUE ZUS pracownik ma dostęp do wszystkich informacji na temat swojego L4, w tym:

• kto wypłaca świadczenie (pracodawca czy ZUS),
• w jakiej wysokości jest przyznany zasiłek,
• na jakim etapie jest proces rozliczenia i czy złożono komplet dokumentów,
• kiedy nastąpiła wypłata lub jaki jest planowany termin przelewu.

Aby to sprawdzić, należy:

1. Zalogować się do PUE ZUS.
2. Wejść w zakładkę „Zasiłki” lub „e-ZLA”.
3. Sprawdzić szczegóły zwolnienia, historię wypłat i ewentualne decyzje ZUS.

Dzięki temu pracownik może unikać niepotrzebnego stresu i precyzyjnie reagować, gdy zauważy nieprawidłowości w naliczaniu świadczenia.

Jakie prawa i obowiązki ma pracownik na L4

Przebywanie na zwolnieniu lekarskim wiąże się nie tylko z prawem do świadczenia, ale też z konkretnymi obowiązkami wobec ZUS i pracodawcy. Wbrew obiegowym opiniom, osoba na L4 nie ma całkowitej swobody – istnieją ograniczenia, których naruszenie może skutkować odebraniem zasiłku.

Oto kluczowe zasady:

• L4 to czas na leczenie i rekonwalescencję, nie urlop ani praca zarobkowa.
• Nie wolno podejmować żadnej pracy, która może opóźnić powrót do zdrowia – także na własną działalność lub w innej firmie.
• ZUS może skontrolować pracownika w domu – zwłaszcza gdy L4 wystawione jest z adnotacją „chory powinien leżeć”.
• Można wychodzić z domu, jeśli stan zdrowia na to pozwala, ale wyjazd na wakacje czy długie podróże może być uznany za nadużycie.
• Pracodawca ma prawo zwrócić się do ZUS z wnioskiem o kontrolę, jeśli ma podejrzenia co do uczciwości zwolnienia.

Dla własnego bezpieczeństwa warto unikać publikowania zdjęć z wyjazdów czy imprez w mediach społecznościowych podczas trwania L4 – ZUS może wykorzystać to jako dowód w postępowaniu o cofnięcie świadczenia.

Czy można zostać zwolnionym podczas trwania L4

Jedną z najczęstszych obaw pracowników jest możliwość utraty pracy podczas choroby. Zgodnie z Kodeksem pracy:

• Pracodawca nie może rozwiązać umowy o pracę z osobą przebywającą na zwolnieniu lekarskim, o ile trwa ono krócej niż okres ochronny (czyli mniej niż 3 miesiące przy umowie na czas nieokreślony i mniej niż 1 miesiąc przy umowie próbnej).
• Po upływie określonego okresu (182 dni choroby lub 270 dni w przypadku ciąży) pracodawca może rozwiązać umowę, ale tylko po zakończeniu L4.
• Istnieją wyjątki, takie jak likwidacja zakładu pracy, rozwiązanie umowy za porozumieniem stron lub ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych przed pójściem na L4.

Jeśli zwolnienie następuje w trakcie choroby, warto zgłosić sprawę do PIP lub sądu pracy – wiele takich przypadków kończy się korzystnie dla pracownika.

Najczęstsze mity o L4, które warto obalić

Wokół zwolnień lekarskich narosło wiele mitów, które powodują niepewność i dezinformację. Oto kilka z nich:

• Mit 1: „Z L4 można korzystać od razu po zatrudnieniu” – prawda: trzeba odczekać 30 dni (umowa o pracę) lub 90 dni (działalność, zlecenie) opłacania składek.
• Mit 2: „ZUS nie kontroluje zwykłych pracowników” – prawda: ZUS przeprowadza kontrole losowo, a także na wniosek pracodawcy.
• Mit 3: „W ciąży nie można zostać zwolnioną” – prawda: kobieta w ciąży jest chroniona, ale nie w każdej sytuacji (np. likwidacja firmy).
• Mit 4: „Na L4 można dorabiać, byle nie w tej samej firmie” – prawda: każda forma pracy zarobkowej może być uznana za naruszenie warunków zwolnienia.
• Mit 5: „Na L4 można wyjechać za granicę” – prawda: tylko jeśli lekarz nie zaznaczył, że pacjent powinien leżeć, a podróż nie wpływa negatywnie na proces leczenia.

Zrozumienie zasad działania L4 i świadczeń chorobowych pozwala nie tylko chronić swoje prawa, ale również unikać błędów, które mogą mieć finansowe i zawodowe konsekwencje. Przejrzyste informacje, świadomość przepisów i umiejętność korzystania z platformy ZUS to dziś klucz do sprawnego i bezpiecznego korzystania ze zwolnień lekarskich.

FAQ – kto płaci za L4